Vive apagando incêndio no trabalho? Leia esse artigo URGENTE!

Nos dias de hoje, onde a administração das tarefas diárias e a urgência perante as demandas são comuns no cotidiano dos profissionais, pode haver, para algumas equipes, a dificuldade de priorização causada por uma falta de entendimento do que realmente é prioridade.

É comum encontrar casos onde qualquer tarefa se torna urgente. É uma falta de entendimento do que é importante e do que é urgente. Tarefas importantes podem ser administradas, agendadas, até que sejam executadas. Elas se tornam urgentes quando não planejadas do modo correto.

É comum e possível encontrar equipes onde tudo é urgente. Isso demonstra falta de planejamento e necessidade de metodologia que envolva a gestão de processos, tarefas, pessoas, enfim, todos os recursos disponíveis para a execução de um projeto. É importante dizer também que “quando tudo é urgente é porque, na verdade, nada é urgente” e sim tudo está sendo administrado de uma forma errônea. Imagine agora aquele seu colega ou cliente que envia 90% dos emails com a palavra “Urgente” no assunto ou corpo do email. Se você não tem um cliente ou colega assim, já deve ter passado por isso ou percebido algum colega passando por esse tipo de problema.

Como evitar excesso de urgências?

Primeiro orientando o cliente, o colega, as pessoas que trabalham com você, mostrando formas de priorização de tarefas e educando para dividir o que é importante e o que é urgente. Por exemplo, em um projeto, podemos ter tarefas que fazem parte de um caminho crítico, ou seja, são aquelas tarefas que se não concluídas, são impeditivos para o andamento do projeto.

O caminho crítico é a sequência de atividades que devem ser concluídas nas datas programadas para que o projeto possa ser concluído dentro do prazo final. Se o prazo final for excedido, é porque no mínimo uma das atividades do caminho crítico não foi concluída na data programada – Fonte: Wikipédia

Essas são tarefas que devem ser classificadas como de importância alta. Se elas não forem diluídas no dia a dia da equipe para que sejam executadas perante a agenda de projetos, no vencimento de seu prazo certamente se tornarão urgentes. Tarefas classificadas com importância baixa ou média são aquelas que podem até passar por fast tracking (como falamos no artigo “5 conceitos básicos em Gerenciamento de Projetos que você precisa saber!“), ou seja, podem ficar pausadas até que se tenha algum recurso específico ou horas de algum colaborador para que sejam realizadas.

O alerta que fica para evitar urgências em um escritório de projetos é:

  • Identificar para cada projeto quais são as tarefas de caminho crítico e administrá-las no dia a dia da equipe;
  • Realizar uma administração dos riscos. Riscos, geralmente, quando concretizados atraem demandas urgentes, que pedem muita atenção. Por exemplo, se um cliente contratou sua empresa para desenvolver um site e o servidor onde ficará hospedado o site tem fama de não ter um bom serviço de suporte, procure informações sobre especificações de versões de linguagem de programação e banco de dados bem antes da finalização do site, para não ter problemas de no dia do lançamento e gastar tempo desnecessário com suporte e configurações especificas;
  • Lembre-se que o gerente de projeto deve ser o autor da ação e não reagir a ela. Dessa forma, prever riscos, se antecipar a tarefas de caminho crítico;

E você convive com a palavra “urgente” no seu dia a dia? Compartilhe sua experiência com a gente!

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