Como fazer o plano de gerenciamento de projetos?

Mais que gerenciar um projeto é necessário fazer um plano de seu gerenciamento, pois ele vai servir como um guia durante todo o tempo de projeto. Se considerarmos uma lógica de importância, esse documento deverá ser escrito na mesma fase em que é feito o termo de abertura do projeto. Ou seja, logo no início.

Esse documento, o plano de gerenciamento de projeto, deverá ser publicado para todos os stakeholders do projeto de modo que seja possível a eles entenderem como o projeto será conduzido, por isso é tão significativo.

# Escopo do projeto. Esse é um dos pontos mais importantes, visto que é uma declaração do que se vendeu e do que deve ser entregue. Determinar aqui o que está e o que não está dentro do escopo do projeto é essencial. Como já comentamos em um outro post:

“…escopo é tudo aquilo que faz parte do produto de entrega do projeto. Por exemplo: quando você contrata um pedreiro para reformar sua casa, está no escopo do trabalho pintar a casa? O escopo deve ser bem detalhado, especificado e documentado para evitar mal-entendidos. Caso não seja bem especificado o escopo, futuramente pode haver atritos entre o prestador de serviço e o cliente. O ideal é que o escopo seja minuciosamente detalhado”

# Cronograma macro. Datas das principais entregas, chamadas por alguns de milestones. É importante que exista esse cronograma macro, mesmo que ele venha a mudar depois (se realmente necessário). Com essas datas, é possível ter argumento sobre os custos do projeto. Qual o mínimo de conhecimento que precisamos ter aqui? As datas de cada uma das fases do projeto.

É desejável ter uma previsão das atividades de caminho crítico e uma previsão de conclusão sobre elas. Como citamos no post Vive apagando incêndio no trabalho? Leia esse artigo URGENTE! tarefas de caminho crítico são:

“…tarefas que devem ser classificadas como de importância alta. Se elas não forem diluídas no dia a dia da equipe para que sejam executadas perante a agenda de projetos, no vencimento de seu prazo certamente se tornarão urgentes”

# Custos do projeto. É necessário ter uma ideia, nem que seja de uma forma mais genérica, do investimento necessário através das fases do projeto. Isso ajuda a ter o controle financeiro ao longo da timeline, bem como manter a rentabilidade do projeto. Não esquecendo nunca que a rentabilidade do projeto está relacionada diretamente com variáveis como o quanto o projeto custou, lucro obtido com o seu desenvolvimento, percepção dos stakeholders, dentre outras coisas

# É importante definir também como será realizada toda a comunicação no projeto através de um plano de comunicações. Parece algo lógico, mas não esqueça que muitas vezes a comunicação é ponto falho em muitos ambientes de gestão de projetos, o que acaba causando problemas na entrega final e também deixando o cliente irritado como mencionamos no post erros que deixam o cliente verde de raiva. Defina como serão centralizadas as informações, crie um grupo de email para que isso seja feito. Combine com os participantes uma reunião de atualização de novidades uma vez por semana, pelo menos. Uma reunião de 20 ou 30 minutos por semana não vai consumir muito tempo e é de grande valor para manter tudo sob controle. Não esqueça que organização também colabora com a comunicação. Faça a agenda do seu projeto no miauproject, dê acesso à equipe do projeto (inclusive o cliente) para que possam acompanhar a evolução do projeto.

tela-projeto

Tela de projeto do miauproject, onde é possível centralizar informações sobre as atividades, o status de cada uma e também números de progresso.

# Fatores ambientais da empresa. Aqui nós tratamos daquilo que já é padrão, já é utilizado na empresa, ou seja, daquilo que já está agregado em termos de utilização, cultura e padrão dentro daquela instituição. Históricos aprendidos através de outros projetos, dentre outras coisas.

# Gerenciamento de mudanças. Mudanças sempre existirão (pelo menos o desejo de algumas). Ter um plano mínimo de gerenciamento de mudanças é de suma importância visto que mudanças impactam em:

  • tempo, pois quando se trata de uma mudança, é algo que não estava planejado;
  • custo, já que, ao considerar que será necessário aumento de tempo e tempo é dinheiro, é possível crer que haverá um aumento de custo

No ramo de software, percebi que muitas vezes a mudança é desnecessária. Principalmente quando se trata de mudanças oriundas de opiniões de poucos usuários. Através das opiniões do usuário é possível ter uma ideia do que ele realmente precisa e o que não. Algumas vezes, será possível acumular pistas fantásticas de mudanças realmente necessárias e outras não, contudo como gerenciar isso?

Fazendo as seguintes perguntas:

  • Isso é necessário?
  • O produto da entrega será melhor com isso?
  • Quando deve ser desenvolvido?

É uma forma de controlar a mudança, fazendo aquilo que realmente é necessário e ajudará para que o produto da entrega tenha uma ótima qualidade. Assumindo que algo deverá ser realmente melhorado, incluído ou corrigido, em que tempo de projeto isso será feito. Muitas equipes optam por realizar mudanças somente depois do término de um pedaço do produto, ou então, assim que é solicitada a mudança. Enfim, isso depende de cada equipe e também do produto da entrega.

# Por último e não menos importante, nesse documento com o plano de gerenciamento de projetos você já pode documentar como vai agir perante riscos, caso já tenha identificado alguns, seja por uma experiência anterior com o cliente, um projeto parecido ou algum outro fato conhecido.

Concluindo, é importante que seja um documento simples e não muito extenso, de duas páginas no máximo. Como eu costumo dizer, um bom planejamento é aquele que você é capaz de explicar verbalmente em no máximo 10 minutos. Senão, não é um bom planejamento!

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