Manual básico de projetos para não especialistas

Atualmente, e até em função da característica multidisciplinar das empresas, é comum em algumas organizações não haver metodologias de gerenciamento de projetos. Também é comum que muitas vezes o escolhido para ser o gerente do projeto não tenha experiência em gestão de projetos ou mesmo formação na área.

Como começar um projeto para alguns pode parecer uma missão impossível, fizemos esse guia para ajudar aqueles que não possuem experiência a se orientar pelo básico.

#1 Oriente-se! Entenda o que foi vendido e deve ser entregue

Oriente-se em um projeto

Entender o produto da entrega é mais importante do que entregar, afinal, “qualquer coisa” pode ser entregue, contudo, esse “qualquer coisa” não será aceito pelo cliente. Sendo assim, faça um documento (PDF, email, etc) registrando:

  • O que você entendeu do que deve ser entregue e faça com que os stakeholders confirmem;
  • Ponha nesse documento os requisitos necessários para a entrega;
  • Faça um cálculo mínimo de esforço/tempo perante o trabalho para confirmar/propor uma data e recursos que serão utilizados;
  • Estabeleça um cronograma macro através de fases;
  • Fatores internos do cliente como exigências de versões de um determinado software, capacitação em um determinado processo, enfim, aqueles fatores oriundos do cliente que irão afetar na entrega final;
  • Plano de comunicação inicial como grupo de email, telefones disponíveis, chats, etc;
  • Apresente nesse documento também quem será o principal ponto de contato entre o cliente e equipe.

Faça com que toda a equipe aprecie esse documento inicial e peça um feedback de todos.

#2 Delimite fases

Uma das coisas que eu percebo é que no início você precisa demarcar seus limites. Um projeto é algo com início, meio e fim. Eu vejo muitos gerentes de projetos iniciantes que têm dificuldade de entender os limites de um projeto. Se você parar pra pensar, muitas vezes um projeto pode parecer algo abstrato, principalmente se o projeto tratar de algo que não seja palpável ao cliente. Assim, entender os limites desse projeto é de suma importância para o sucesso de sua administração.

Se eu tenho um problema o que eu faço? Imagine o dinossauro a seguir como um problema:

dinossauro grande

Parece grande não? Só que se eu dividir esse problema em “dinossaurinhos” ele já não parece tão ameaçador assim, certo?

dino pequeno

Entenda que quanto mais você dividir o problema, menos ameaçador ele vai parecer.

É a mesma coisa com um projeto. Faça um exercício simples, escreva (escreva mesmo) em um papel, tudo que deve ser feito desse projeto e delimite fases agrupando suas atividades. Cada metodologia tem sua abordagem perante fases, contudo, qualquer coisa que organize seu projeto em fases já irá salvar você de um desastre qualquer (mas procure conhecer as metodologias, afinal esse é só um guia de emergência).

#3 Saiba quem são os interessados

Após delimitar as fases do projeto, você precisa entender quem serão os participantes. Para cada projeto há níveis de interesses e cada participante do projeto tem interesses diferentes.

Primeiro, faça uma lista dos participantes e para cada um tente entender quais informações eles precisarão, bem como o nível de engajamento de cada um deles. Alguns desses participantes irão trabalhar ativamente no projeto, outros receberão informações sobre entregas, e por aí vai. Faça essas divisões principalmente para registrar a importância de cada um deles nas fases que você delimitou no item anterior.

#4 Cronograma

Tenha um cronograma central, em algum software de projeto (no miauproject preferencialmente :-)

Além de fazer o cronograma, você precisa ter controle de sua evolução. É aqui que entra também a importância de você delimitar o nível de engajamento de cada um dos participantes do projeto anteriormente. Um programador, por exemplo, ficará mais ativo na fase de execução do projeto, nesse caso é o item no cronograma em que ele vai dar mais atenção.

O cliente certamente estará mais interessado em quando o projeto termina. O gestor executivo de sua empresa vai olhar o cronograma de modo a entender quando terá os recursos que estão trabalhando nesse projeto disponíveis para outro projeto.

Resumindo, cada interessado no projeto tem uma visão diferente sobre ele e seu cronograma. Sendo assim, faça o cronograma dividindo suas atividades em fases (é essencial que existam atividades que inaugurem e terminem cada uma das fases e é importante evidenciar isso) e publique para que todos possam apreciar os marcos do projeto.

#5 Comunicação periódica

Atualizar toda a equipe é algo tão importante para a saúde do projeto como o controle do cronograma. Comunique-se! Aqui aparece novamente a importância de determinar o nível de engajamento de cada participante.

  • A equipe que está executando o projeto exige uma frequência de comunicação diária – tenha reuniões diárias rápidas ao final do dia com uma pauta fixa como “o que foi feito”, “o que faremos amanhã” e “qual a porcentagem de conclusão do projeto”;
  • Embora seja pertinente uma comunicação frequente com o cliente, ela não precisa ser a todo momento. Determine um relatório semanal de andamento. Esse relatório pode ser simples, no corpo de um email mesmo e depois um telefonema com informações oriundas das reuniões que foram feitas com a equipe durante a semana;
  • Prefira sempre ligar quando o assunto for um pouco mais extenso;
  • Eduque sua equipe para priorizar e interpretar a gravidade das coisas. Urgente por email não existe, se é urgente mesmo, a pessoa vai ligar;

Definição de urgência

Se algo é importante, exige uma ação imediata, determine que uma ligação deve ser feita. Caso seja importante, mas possa ser resolvida durante o dia, é uma prioridade. Daí sim, pode ser usada uma mensagem por texto. É importante também determinar as regras do jogo, pois muitas pessoas têm a sensação de urgência para coisas que na verdade não são urgentes. Crie as regras no início do projeto para coisas desse tipo, porque urgência é aquilo que não se planejou e em um projeto o planejamento é algo quase que vital ao seu sucesso.

#6 Seja sempre o autor da ação

Um dos problemas que eu vejo em muitos projetos são os gerentes que não possuem um espírito forte de liderança ou transferem responsabilidades que são suas para outras pessoas. Não adianta: ou você é o líder ou corre atrás do tempo. Liderar o projeto, mostrar o rumo das coisas para os participantes, atuar como um “solucionador” de problemas são as principais características de um gerente de projeto.

Não espere as coisas acontecerem. Seja sempre o autor da ação.

  • Se é necessária a aprovação de fulano para um determinado item do projeto, não espere fulano procurá-lo. Vá atrás dele;
  • Não vamos cumprir o prazo? Não espere o cliente reclamar. Ligue para o cliente (não mande email) e explique o que está acontecendo e qual o novo prazo;
  • Há chances do cliente não aprovar? Sugira as alterações necessárias daquilo que você entende como princípios de qualidade para o cliente.

O gerente de projetos é o manipulador de cenários e não um elemento dele.

O guia

Alguns desses itens comentados no post fazem parte do processo de planejamento de qualquer projeto. Você pode escrever em um documento e distribuir para a equipe de projeto validar. Esse papel pode ser lembrado sempre que necessário e pode funcionar como uma espécie de acordo entre você e sua equipe. São as regras do jogo.

Entenda que projetos mais complexos necessitam de planejamentos mais complexos, mas não esqueça que independentemente da sua experiência em projetos, se você se organizar seguindo os princípios escritos nesse post, dificilmente ocorrerá algum problema grave.

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