Administrando seu tempo – Como fazer planejamento diário

A organização é peça fundamental para a produtividade. Sem organização e planejamento é difícil conseguirmos render tudo o que poderíamos dentro de um espaço de tempo, principalmente na era em que vivemos, pois somos cobrados para termos atenção e fazermos um número elevado de tarefas. Por isso, separamos algumas dicas de administração do tempo sobre como fazer planejamento diário.

  1. Manter o espaço de trabalho organizado: Antes de qualquer coisa, é importante manter o seu espaço de trabalho bem organizado, sem papelada espalhada pela mesa, sem objetos em excesso. Se você não sabe onde estão suas coisas, fica mais difícil conseguir planejar. Leve esse conceito para o seu computador também. Área de trabalho lotada, cheia de ícones que você não usa e arquivos soltos acabam prejudicando seu rendimento. Estabeleça um padrão de nomenclatura dos seus arquivos e uma hierarquia de pastas para guardar arquivos no computador. Isso também pode ser feito no seu email, criando pastas por assunto ou categoria, de maneira que você pode agrupar esses emails.
  2. Agenda: Ter uma agenda para anotar compromissos e tarefas é muito importante. Não deixe para anotar depois, anote e agende os horários das reuniões (com início e fim), horários em que fará determinadas atividades e vá priorizando e alocando suas tarefas ao longo do dia. Faça isso nos primeiros 15 minutos ao iniciar o seu trabalho, antes de abrir emails ou qualquer outra atividade, assim, você programa seu dia e saberá exatamente o que terá de fazer. Isso diminuirá a ansiedade, que muitas vezes faz com que algumas pessoas percam o foco e dará a direção para onde ir, caso isso aconteça. Veja também outras dicas no nosso post “Produtividade em foco – 4 dicas para organizar tarefas“.
  3. Utilizar um software de gestão de projetos: Se você trabalha com projetos, é imprescindível utilizar um software que irá ajudar a controlar todos os projetos em que está participando. Isso vai simplificar os processos gerenciais e manterá você sempre informado sobre o andamento das tarefas por parte da equipe. É importante ter um software que seja simples e fácil de usar, que não aumente ainda mais o tempo necessário para se organizar e inserir os dados no sistema, e também tem que fazer o papel de centralizador, de maneira a concentrar o máximo possível tudo o que for relacionado aos projetos, para evitar a dispersão de informações e a perda de tempo para reunir todas essas informações quando necessário. Dessa forma, no software estarão dispostas todas as tarefas importantes daquele dia e será possível organizar o restante do dia a partir do que é prioridade para os projetos.
  4. Conferir se está cumprindo o planejado: Ao longo do dia, verifique se você está cumprindo aquilo que foi planejado e faça correções e ajustes, de acordo com as priorizações, caso seja necessário.

E você, consegue fazer o seu planejamento diário para ter uma produtividade mais alta? Compartilhe suas dicas com a gente!

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