6 aspectos necessários em um software de gerenciamento de projetos

Sabemos que o gerente de projetos é o profissional encarregado de coordenar o projeto, planejando, distribuindo as tarefas para a equipe e controlando a execução para que aquilo que foi planejado seja feito. É aí que entra o Software de Gerenciamento de Projetos, para auxiliar o gerente e a equipe no controle do projeto (imagina ter que fazer tudo no papel? Arcaico demais!).

Mas o que tem de mais importante em um software de gerenciamento de projetos? Aí que está o pulo do gato, que vamos passar para você!

  • Inclusão de tarefas: o registro de tarefas deve ser algo bem prático e rápido, para evitar retrabalho, porém deve ser possível incluir todas as informações necessárias para o controle efetivo, como quem vai executar a tarefa, o cliente, o projeto, horas previstas para a tarefa. Tudo em um registro único e fácil de fazer!
  • Controle de horas: o software que vai te ajudar a controlar todo o projeto precisa fazer todos os controles de horas. Previstas totais, utilizadas totais, utilizadas na tarefa e ainda te dar um relatório bem bacana.
  • Inclusão de arquivos: nem se fala em software de gerenciamento de projetos se não for possível incluir arquivos. Deve dar suporte a vários tipos de arquivo, assim todos os documentos importantes ficam agrupados no projeto cadastrado no software, o que deixa tudo muito mais dinâmico e seguro. Evita também o tão temido retrabalho. Sabe quando você precisa achar aquela tabela que o cliente mandou e fica horas procurando o anexo em milhares e milhares de e-mails? O sistema precisa ajudar a centralizar esses documentos.
  • Linha do tempo: a nossa famosa timeline ou TL é item essencial no software de gerenciamento de projetos por um motivo bem simples: ela te mostra em ordem de importância as tarefas que estão com prazos para vencer. Claro que um bom software permite filtrar por responsável, projeto, etc, assim você consegue extrair ainda mais informações em uma só tela e em poucos cliques.
  • Inclusão de cliente: parece tão básico, mas tem software que não permite a inclusão do cliente como um cadastro! Assim, você precisa fazer vários cadastros iguais – retrabalho – para incluir diferentes projetos para o mesmo cliente! E as tarefas então? Mais retrabalho!
  • Direitos de usuário: muita gente não sabe o que é isso e qual a importância de ter direitos de usuário até precisar. Por exemplo, uma tarefa foi “acidentalmente” excluída gerando uma bagunça geral no projeto. Se o software tem direitos de usuário bem delimitados (quem pode fazer o que) e com um registro de quem fez o quê, cada um faz seu trabalho direitinho e as comunicações fluem. Ninguém tenta esconder seus erros apagando do sistema e gerando uma bagunça que depois fica quase impossível de arrumar.

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E semana que vem tem mais! Dessa vez sobre administração do tempo e mais!

miauuuuuuuu

Referências:
FACCIONI FILHO, Mauro. Gerência de Projetos: livro didático. 4. ed. Palhoça: UnisulVirtual, 2011.
HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: guia para o exame oficial do PMI. 6. reimp. Rio de Janeiro. Elsevier, 2006.

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