Novidade na contagem de tempo das tarefas

Um pequeno passo para o miau, um grande passo para a experiência do usuário.

Nós estamos sempre buscando formas de melhorar a usabilidade da nossa plataforma. Dessa vez, aprimoramos a ferramenta do contador de tempo, você não precisa mais clicar para pausar uma tarefa quando inicia outra.

O que antes eram dois cliques – um para pausar a tarefa, um para iniciar a outra – agora virou um único clique e carregamento. Quando você tem uma tarefa em andamento e inicia outra, automaticamente a primeira irá pausar, iniciando o contador para a tarefa nova.

É uma mudança muito sutil, mas que te ajuda a otimizar seu trabalho e sua experiência na nossa plataforma.

giphyContinue atento ao nosso blog e atualizações. Lembrando que você sempre pode nos enviar dúvidas e sugestões na seção Feedback do nosso site, ou enviar um email para admin@miauproject.com

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Como fazer tarefas recorrentes

Nós do Miauproject sabemos da grande importância que é manter as tarefas organizadas para realização de projetos. Então nessa atualização otimizamos ainda mais a experiência do usuário.

Além de alguma mudanças visuais na área onde são criadas tarefas, nós também adicionamos uma nova ferramenta.

Mudança de layout

Nessa nova atualização, nós implementamos a ferramenta que irá ajudar na criação de tarefas frequentes – como aqueles relatórios que precisam ser feitos todos os dias.

Para criar tarefas recorrentes é só seguir o seguinte tutorial:

  • Clique em “+ Tarefa” no lado superior direito, preencha e cadastre a sua atividade.

+tarefa

  • Depois disso, marque a opção “Tarefa Recorrente” no lado esquerdo.

Passo 1

  • Após isso, irão aparecer mais dois espaços para preencher de acordo com a sua necessidade. Um com a frequência (diária, semanal, quinzenal, mensal, trimestral ou semestral) e outro com o número de repetições.

Foto completa

Por exemplo, se você selecionar Semanal 5 vezes, irão se criar 5 tarefas, cada uma com sua respectiva data.

Agora fica mais rápido criar aquelas tarefas que precisam ser realizadas com uma certa frequência.

Fique atento no blog e nas novas atualizações!

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Relatório por filtros

Olá pessoal!

Uma funcionalidade que foi muito pedida por alguns clientes acabou de ser implementada! Trata-se do relatório com filtros de: projeto, usuário e data. Eles podem ser utilizados em conjunto ou não! Ou seja, você pode usar um, dois ou todos os filtros. Como você desejar!

relatorio-filtros

Para acessar esse novo relatório basta seguir o caminho “Relatórios” depois em “Filtros“.

E aí, o que achou???!!!

miauuuuuuuuu!

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O que Battlefield 4 nos ensina sobre gestão de projetos

Primeira coisa que tenho de dizer é o seguinte: nós aqui do miauproject AMAMOS games! É sério! E jogando Battlefield 4 percebi o quanto o modo multiplayer ensina sobre trabalho em equipe, tão importante no mundo dos projetos.

Battlefield 4 desenvolvido pela EA Digital Illusions CE, é um FPS, “First Person Shooter”, se refere aos jogos de tiro em primeira pessoa. O multiplayer desse jogo é muito bacana pois explora bastante a capacidade dos jogadores de trabalharem em equipe.

battlefield

Trabalho em equipe

Na estrutura do jogo é possível ter um comandante, comandante de pelotão e soldados da categoria engenheiro, suporte, batedor e assalto. Ou seja, o velho ditado “com uma andorinha só não se faz verão” vale muito para esse jogo, pois é possível perceber que aquelas equipes que trabalham juntas e se comunicam obtém mais pontos e conquistam mais objetivos. E precisam trabalhar juntos, pois só devido aos tipos diferentes de soldados e suas funções é possível conquistar os objetivos.

A estrutura hierárquica e a cadeia de comando do jogo, inspirado na estrutura militar, ajuda-nos a entender o quanto a influência de um bom líder faz diferença no resultado final. O multimplayer possui um modo de jogo chamado de modo commander. Nesse modo, você não fica em campo com os outros soldados, mas sim vizualizando um dashboard (painel) do mapa do jogo. Você também pode nesse modo ver os seus soldados que estão divididos em pelotões e através deles promover líderes de pelotão que irão lhe ajudar em campo. Ou seja, o princípio do empowerment aplicado de uma forma bem bacana.

Comandante e gestor de projetos

O comandante também direciona os pelotões com soldados de diferentes especialidades aos objetivos de conquista necessários.

modo commander do battlefield 4

Mas no Battlefield o comandante coloca a mão na massa também! Além de direcionar os pelotões para os objetivos de conquista ele distribui suprimentos, posiciona veículos e também faz varreduras para avisar seus pelotões do perigo. Muito próximo do que um gerente de projeto faz, ao distribuir e arrecadar recursos, organizar informações importantes, dentre outras atividades.

No campo de projetos, podemos associar e afirmar:

  • o gerente de projetos ao comandante
  • os líderes de projeto às lideranças dentro da equipe (líderes de pelotões), aquelas pessoas chave e com influência positiva frente às outras
  • o dashboard ao dashboard de indicadores de desempenho do projeto
  • a liderança do comandante ao direcionar os pelotões aos objetivos associamos à importância de um gerente de projeto saber guiar a equipe para o sucesso do projeto
  • Os diferentes tipos de soldados lembra o quando é importante ter uma equipe multidisciplinar
  • Da mesma forma que o comandante também coloca a mão na massa, o gestor de projetos da atualidade também coloca a mão na massa
  • A comunicação entre a equipe é muito importante. Há recursos para comunicações simples durante o jogo, mas noto que muitas pessoas usam a comunicação verbal mesmo através de headphone

Jogue com seu time de projetos

O Battlefield 4 pode ser uma boa ferramenta e consequentemente uma diversão para times de projetos nas horas vagas e também servir de atividade integradora de equipes novas onde os membros se conhecem há pouco tempo e precisam absorver conhecimento em projetos e metodologias, afinal nada melhor que aprender algo se divertindo!

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Gestão de integração em projetos

Integrar escopo, tempo, custos, recursos e outras áreas de conhecimento dentro de um projeto não é uma missão simples. E essa é uma tarefa que, embora deva ser liderada pelo gestor de projetos, depende também do apoio de todo o time participante do projeto.integração A integração visa manter a comunicação e sincronização de tudo o que está acontecendo de uma forma que tudo se encaixe perfeitamente. Segundo o PMBOK 4ª edição (2008):

O gerenciamento da integração do projeto inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades dos grupos de processos de gerenciamento. No contexto de gerenciamento de projetos, integração inclui características de unificação, consolidação, articulação e ações integradoras que são essenciais para o término do projeto, para gerenciar com sucesso as expectativas das partes interessadas e atender aos requisitos.

Imagine, por exemplo, se no escritório de projetos não há uma boa comunicação entre os gerentes de projeto com os gerentes funcionais sobre a utilização de recursos. Pode acontecer de tarefas importantes serem alocadas para o mesmo recurso no mesmo dia. Ou seja, a comunicação é parte integrante e importante em um escritório de projetos. Um cenário parecido pode acontecer dentro de um projeto, onde um recurso pode ser alocado para duas tarefas diferentes no mesmo dia. Neste caso é necessário integrar tempo e recurso de modo que não colidam com interesses específicos.

O gerenciamento da integração do projeto requer que sejam feitas escolhas sobre alocação de recursos, concessões entre objetivos e alternativas conflitantes e gerenciamento de dependências mútuas entre as áreas de conhecimento - PMBOK 4ª edição (2008).

A imagem a seguir explana a relação da gestão da integração com outras áreas de conhecimento dentro do gerenciamento de um projeto.

integração das áreas de conhecimento

A gerência de integração do projeto visa a coordenação de todos os aspectos do plano do projeto, a unificação e integração entre os processos.

  • O orçamento do projeto é compatível com o número de recursos alocados?
  • O risco aumenta conforme o tempo passa?
  • As aquisições devem ser feitas em quanto tempo?
  • O fator qualidade envolve riscos?

Tudo deve estar conectado para que não existam problemas ou conflitos durante o projeto. Sendo assim, sempre que pronto o planejamento do projeto, faça uma revisão de tudo o que foi planejado, procure pontos conflitantes como, por exemplo:

  • tarefa x depende de recurso y, contudo a abertura de concorrência para aquisição do recurso está agendada para depois do início da tarefa (gestão do tempo x gestão de aquisições); e
  • o fator esperado de qualidade para uma determinada entrega coloca em risco o cumprimento do prazo, pois exige um esforço maior, ou seja mais pessoas trabalhando na tarefa (gestão do tempo x gestão de aquisições x gestão de riscos).

Sendo assim:

  1. Só se controla o que se mede, então preste atenção nos indicadores do seu escritório de projetos antes do planejamento. Com isso, será mais fácil evitar conflitos de recursos e processos;
  2. Tenha sempre um plano de projeto, é a melhor ferramenta para integração de todas as áreas de conhecimento dentro do projeto;
  3. Faça análises documentais frequentes do plano do projeto. Isso ajudará a entender quais os pontos conflitantes dentro da integração das áreas de conhecimento de projeto;
  4. A integração é um dos pontos mais presentes nos processos de monitoramento e controle;
  5. Engaje todo o time nessa integração. Verifique o sincronismo de todas as áreas das reuniões e faça com que as pessoas troquem informações importantes. Peça sugestões, faça com que as pessoas colaborem entre si. Projetos são executados por pessoas, motive-as para o resultado.
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Videocast sobre Gestão de Projetos

Olá pessoal! Essa semana o programa DigitalBurnout que ocorre toda segunda-feira às 20:00 horas teve como tema o gerenciamento de projetos. O convidado foi o Rogério Carrasqueira, Gestor do Portfólio de Internet na Net Serviços de Comunicação S/A.

O programa foi bem bacana. O Rogério falou bastante da experiência dele como gestor de projetos e grandes equipes de projeto também.

E você? Conte sua experiência pra gente!

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Como promover a gestão do conhecimento em sua equipe

Manter o conhecimento é muito mais do que adquirir, visto que muitas vezes o conhecimento é adquirido individualmente. O desafio é tornar o conhecimento individual em organizacional. Que ele seja um recurso de toda a equipe.

Documentos de projetos passados

Biblioteca-conhecimento

A pesquisa documental nesse momento é de muito valor para fornecer ideias e experiências oriundas de outros projetos.

No âmbito de gerenciamento de projetos, embora entenda-se que cada projeto é único, é comum a utilização de modelos para que sejam, de imediato, usufruídos os aprendizados de projetos anteriores, como por exemplo:

  • Cronogramas;
  • Tempo de cada tarefa;
  • Número de recursos necessários.

Documentos (planilhas, textos, imagens, etc) também podem ser utilizados como modelos. O ideal é que sempre sejam usados de modo a agilizar o tempo e a curva da experiência.

Na análise documental, de relatórios e dados de desempenho, é importante que sejam envolvidos todos do time de projeto, de modo que seja possível realizar melhorias e atualizações.

Aqui temos também um pouco da importância de se manter uma boa e adequada documentação do projeto, pois ela será apreciada por outras equipes depois. Não só os relatórios de desempenho devem ser observados e documentados constantemente, mas também dados de reuniões e testemunhos de status de projeto como: o que foi feito, status de atualização e próximos passos em determinadas etapas do projeto. Daí também a importância da manutenção de atas.

Treinamentos

treinamento nasa

Os treinamentos são a maneira mais simples e rápida para que o conhecimento organizacional seja absorvido pelos colaboradores.

  • Astronautas recebem treinamento;
  • Esportistas treinam constantemente;
  • Médicos cirurgiões recebem muito treinamento através de cirurgias assistidas por profissionais mais experientes.

Em sua equipe, os treinamentos devem ser constantes, pois eles irão colaborar diretamente para a manutenção do conhecimento. Em um post recente falamos sobre como treinar sua equipe.

Principalmente nos treinamentos externos se obtém conhecimentos individuais. Dessa forma, você pode incentivar as pessoas que vão para eventos ou treinamentos externos pagos pela empresa a elaborarem seminários internos sobre os conhecimentos adquiridos nesses eventos.

Mantenha Wikis e blogs

Wikis e blogs são ótimas ferramentas de compartilhamento de conhecimento.

No caso dos Wikis, eles podem trabalhar como repositório de conhecimentos já existentes na organização. Métodos, processos, conhecimentos organizacionais em geral.

Os blogs são ótimos repositórios de novos conhecimentos, técnicas e conceitos. Um funcionário que vai para um evento e aprende novas técnicas para um determinado trabalho pode publicar no blog da empresa fazendo comentários, mostrando as vantagens, desvantagens e também opinando sobre o assunto. É uma forma de mostrar para o público como a empresa investe em atualização de conhecimento e de compartilhar a experiência obtida, em um primeiro momento, com os colegas. Em um segundo momento, na própria empresa, o colaborador pode preparar um seminário sobre a técnica.

Vale lembrar que no exemplo considerei um blog público, onde qualquer pessoa pode entrar nele e observar seu material. Há de se considerar também a utilização de um blog privado através da intranet da empresa.

Novos funcionários devem ler o Wiki e o Blog. São ferramentas que irão apoiar o processo de treinamento, para que possa absorver o conhecimento organizacional.

Invista no giro do conhecimento

Muitos mercados são marcados pela falta de materiais, técnicas e especialistas. Principalmente quando se trata de novos mercados. A área de Search Engine Marketing, por exemplo, era praticamente desconhecida por muitas empresas e profissionais no Brasil há alguns anos. Para os poucos especialistas da área era uma opinião comum a importância do treinamento e gestão do conhecimento dentro de suas empresas para formar os novos profissionais da área.

Particularmente em ambientes de projetos, a gestão de conhecimento vai colaborar diretamente na curva de aprendizado e possibilitar melhoria no planejamento e execução dos projetos.

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Riscos em gestão de projetos: tudo o que você precisa saber

Riscos existem e sempre vão existir em qualquer ramo de atividade. Como dizem por aí: embora o risco exista, o importante é entender onde há risco e elaborar planos para que ele não se concretize e não prejudique o andamento do projeto. O grande problema é que quando um risco se concretiza o gerente de projeto vira uma espécie de Santo Expedito.

santo expedito

O problema é que, na maioria dos projetos, o risco parece ser ignorado. Muitos gestores acabam confiando na fé, na sorte ou mesmo por falta de ferramentas e métodos não fazem uma boa gestão de riscos. O maior exemplo disso é em obras públicas, onde algumas delas param por falta de recursos, problemas que aparecem no andar do projeto, mudanças de lideranças políticas, dentre outros que, se pensarmos bem, deveriam ser calculados e administrados.

Se o projeto de sucesso é aquele que entrega o produto do projeto no tempo estimado, com os recursos e requisitos de qualidade estipulados, faz sentido pensar que o gerenciamento do risco gira em torno desses pilares e deve ser observado com cautela para que não existam problemas.

Risco em gerenciamento de projetos

O primeiro passo é, em tempo de planejamento, pensar quais são os riscos ao passo que o projeto acontece. Para isso:

  • Reúna todos os stakeholders para um debate;
  • Cole em um quadro, com papéis autoadesivos amarelos, os riscos e em que fase do projeto eles podem acontecer;
  • Se nesse momento já for possível definir até em qual atividade esse risco pode ocorrer, melhor ainda. Quanto mais detalhado esse exercício, melhor;
  • Terminado esse exercício, vá pra casa e no dia seguinte revise essa lista, veja se ficou faltando alguma coisa e então vá para o segundo passo que é o “como gerenciar o risco”.

Como gerenciar o risco

  • Una riscos e tarefas na lousa – um respectivo risco na maioria das vezes está relacionado com uma tarefa do projeto;
  • Determine o caminho crítico. Se as tarefas que envolvem caminho crítico são as mais determinantes para a continuidade do projeto, é muito importante gerenciar os riscos relacionados a elas, principalmente. Para isso, no miauproject você pode determinar as tarefas de caminho crítico como de alta prioridade na hora de inserir a tarefa.  Você também pode usar o recurso da “tag” ao cadastrar a tarefa, para classificar como caminho crítico;

exemplo de classificação de caminho crítico

  • Determinadas as tarefas de alta prioridade, monte uma tabela com o nome da tarefa, a fase em que ela pode acontecer, quem é o responsável pela tarefa e qual o plano para impedir que o risco se concretize. Tenha uma coluna com um plano de ação para o caso do risco se tornar um fato, com procedimentos do que deve ser feito, plano de comunicação para esse caso, entre outros detalhes;
  • A cada sprint do projeto revise os riscos e o grau de efeito colateral caso se concretize;
  • Faça resumo sobre a administração do risco nos relatórios periódicos do projeto, para os stakeholders.

Caso o pior aconteça não se desespere. Siga o plano, avise os envolvidos, coloque em prática as medidas de contingência e não deixe que existam efeitos colaterais em demasia.

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Gestão de Custos em Projetos

A Gestão de Custos ainda é muito marginalizada em ambientes de projetos. Isso pois muitos gestores focam em executar o projeto e não planejam custos. Há também o caso da empresa possuir uma área financeira que faz essa gestão.

Para muitos gestores de projetos essa área de conhecimento pode ser uma verdadeira pedra no sapato caso não planejada.

gestão de custos

Segundo Heldman (2006, p.33) o gerenciamento de custos de projetos gira em torno de custos e orçamentos. A autora afirma que os processos que formam essa área de conhecimento são:

  • Estimativa de custos;
  • Elaboração de orçamentos de custos; e
  • Controle de custos.

Se traçarmos um paralelo entre esses processos e as fases de um projeto é possível afirmar que a estimativa e elaboração de orçamento de custos devem ser feitas na fase de planejamento. O controle de custos estará presente sempre no grupo de processos de monitoramento e controle do projeto.

Mas se formos pensar: “o que é importante na gestão de custos do projeto?”. A resposta é simples: manter sua rentabilidade.

A rentabilidade de um projeto

Projetos precisam ser rentáveis – isso é fato principalmente se pensarmos no cenário brasileiro, onde temos uma alta carga tributária e tantos empecilhos burocráticos. Tanto para o cliente do produto desse projeto quanto para quem executa ele a rentabilidade é uma premissa.

Se fizermos um ensaio, comparando tipos de projetos, podemos perceber que o ciclo de vida em projetos de engenharia possui proximidades com um projeto de TI.

Imaginem que a maneira mais fácil (não que seja a melhor) de mensurar o custo por funcionário é a famosa hora/homem. Para mensurar grosseiramente um projeto você pode ver o tempo necessário de trabalho em horas e multiplicar pelo valor hora/homem. Assim, você terá uma proximidade do custo deste projeto. O que muitos fazem é adicionar uma “gordura” ao final dessa conta e vender o projeto ao cliente. Se o projeto for entregue no prazo e com o esforço estimado ele será lucrativo para o cliente e também para quem realizou o projeto. Caso não, ambos saem perdendo.

Para a maioria dos projetos, quanto maior o tempo de projeto maior o prejuízo. O projeto de sucesso absoluto inicia e acaba no tempo previsto.

Esse logicamente é um exemplo para fins didáticos de como se começa a pensar em o quão rentável é um projeto. Adicionem aí: possibilidade de atrasos, aumento de custo oriundo desses possíveis atrasos, problemas políticos (principalmente no caso de projetos que envolvem órgãos públicos), mudança de valores de recursos no meio do projeto, entre outras coisas e vai perceber que a conta do projeto ficará mais alta ainda.

Essa é a ideia: parar, sentar e colocar na ponta do lápis o que irá gastar e como.

Não saia fazendo, pense antes

As áreas de TI, Marketing e outras podem aprender muito com a engenharia nesse sentido. Talvez diferente de outras áreas o projetista de engenharia não pode “sair fazendo”. Muitas vezes está preso em obrigações legais, aprovações, governos, dentre outros. Imagine no caso de obras públicas onde o número de stakeholders, burocracias, dentre alguns obstáculos que o gerente de projetos precisa considerar.

Projetos de engenharia são feitos com estimativas de custos e isso necessita ser revisado ao longo do projeto. A verdade é que em muitas áreas se algo não está em conformidade com o projeto, ele vai parar – por exemplo:

  • algo que não foi orçado;
  • um erro de cálculo;
  • aumento do custo do projeto

Não deu a devida atenção para o custo do projeto antes de viabilizá-lo? Provavelmente ele vai parar, pois sem dinheiro não se faz nada (basta lembrar das obras públicas).

Usando o exemplo da engenharia novamente, o gerente de projetos precisa tornar o projeto legal, ou seja, aprovado e licenciado por órgãos de fiscalização, normativos, entidades sociais, etc.

Determinar o caminho crítico para o projeto também é muito importante nesse sentido, pois vai dar uma ideia e onde não se podem atravancar atividades e nem errar no método e administração de custeio.

Custo depois da confirmação do escopo

É quase impossível custear um projeto sem uma definição de escopo. Se o escopo resume o que deve ser entregue no projeto o custo deve se basear nele. Estimativas de custos podem ser realizadas com o apoio de experiências anteriores, documentos referentes a outros projetos, etc, contudo não podem se basear só nisso.

Projetos são únicos, sendo assim, caso a base de cálculo seja somente de projetos anteriores, problemas irão acontecer. Projetos vendidos com estimativas históricas somente, sem a consideração de um novo escopo e considerando que todos os projetos são iguais estão fadados ao que comentei acima – se algo não está em conformidade com o projeto ele vai parar, afinal, ele foi planejado com base em um escopo padrão.

Tenha o hábito de revisar o orçamento

Tenha em mente sempre:

  • Manter uma planilha de custos;
  • Atualize essa planilha de custos periodicamente;
  • No relatório semanal de acompanhamento do projeto, tenha um espaço para falar dos custos resumidamente;
  • Faça uma revisão dos custos do projeto sempre que possível – verifique para cada fase do projeto se os custos estão dentro do estimado;
  • Documente todos os gastos envolvidos. Guarde notas, recibos, e outros comprovantes em uma pasta do projeto;
  • Faça relatórios mensais da gestão de custos com a apresentação da planilha de custos aos stakeholders.

Não esqueça que a gestão de custos é nada mais nada menos do que controlar e executar o planejado fazendo o investimento necessário e ao mesmo tempo controlando para que tudo fique dentro do orçamento estimado.

Referência

Gerência de Projetos – Kim Heldman, 6ª Edição, 2006

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não fique preso ao passado

Neste mês de lançamento todos os planos oferecem usuários ilimitados, então você não precisa adequar o tamanho da sua equipe ao seu software de gerenciamento de projetos!

O que se altera a cada plano é a capacidade de armazenamento, o número de projetos e o suporte personalizado. Além disso, no plano Master, você ainda conta com a Consultoria em Projetos.

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